Budowa systemu compliance (zgodności) w przedsiębiorstwie
System compliance

Budowa systemu compliance (zgodności) w przedsiębiorstwie

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga nie tylko samej znajomości wielu przepisów prawa. Coraz więcej regulacji prawnych wprost bowiem nakłada na przedsiębiorców obowiązek posiadania i wdrożenia różnorodnych procedur, polityk i analiz (chociażby w obszarach takich, jak: ochrona danych osobowych, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, kontakty z konsumentami, przeciwdziałanie mobbingowi itp.), które mogą dodatkowo być przedmiotem kontroli ze strony uprawnionych do tego podmiotów. Przede wszystkim jednak brak odpowiedniej dokumentacji oraz działanie niezgodnie z obowiązującymi przepisami może spotkać się z poważnymi restrykcjami finansowymi.

Dodatkowo – po wejściu w życie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary – powinności te zostaną znaczenie rozszerzone, gdyż obowiązkowe stanie także wprowadzenie odpowiednich procedur i systemów zabezpieczających, składających się na system compliance.  

Jednocześnie coraz powszechniejsze staje się wprowadzanie w przedsiębiorstwach wewnętrznych uregulowań (np. kodeksów etyki) czy tzw. dobrych praktyk, a więc takich działań, które przynosząc konkretne i pozytywne rezultaty, podnoszą standardy prowadzonej działalności.

Z tego powodu Kancelaria poszerza zakres swoich usług i wprowadza do swojej oferty usługę: wdrażanie systemu compliance (czyli tzw. systemu zgodności) w przedsiębiorstwach.

Pierwszym krokiem oferowanej usługi jest przeprowadzenie wstępnego audytu przedsiębiorstwa – weryfikującego obecny poziom zgodności jego działalności z przepisami prawa i wewnętrznymi procedurami. Uzyskane w ten sposób informacje pozwalają szczegółowo określić, jakie obszary działalności w danym przedsiębiorstwie wymagają podjęcia określonych działań. Następnie możliwe staje się zbudowanie systemu compliance, który pozwala na prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z przepisami prawa oraz regułami, zalecaniami i standardami wewnętrznymi, a także innymi dobrowolnie przyjętymi normami, które minimalizują ryzyko prawne, finansowe i wizerunkowe przedsiębiorstwa.

Szczegółowe działania przedstawiają się następująco:

Audyt – polega na przeglądzie ryzyk prawnych (pod kątem specyfiki branży, w której działa przedsiębiorstwo) w następujących obszarach:

  1. Ochrona danych osobowych (RODO).
  2. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
  3. Prawa autorskie i własność intelektualna.
  4. Prawo konkurencji.
  5. System antykorupcyjny.
  6. Prawa konsumentów (m.in. regulaminy sklepów, procedury reklamacyjne).
  7. Prawa pracownicze, przeciwdziałanie mobbingowi.
  8. Ochrona majątku i informacji poufnych przedsiębiorstwa.
  9. Umowy z kontrahentami.

Wdrożenie systemu compliance – polega na zbudowaniu systemu compliance i zaimplementowaniu go w organizacji, tj. :

  1. Sformułowaniu raportu i zaleceń poaudytowych.
  2. Przygotowaniu i wprowadzeniu polityki compliance.
  3. Opracowaniu lub aktualizacji/modyfikacji (w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa):
    1. poszczególnych procedur, polityk, analiz i regulaminów wymaganych przepisami prawa;
    2. standardów wewnętrznych (regulaminów, kodeksów itp.) ustalanych z własnej inicjatywy;
    3. wzorcowych postanowień umownych.
  4. Przeprowadzeniu szkolenia wewnętrznego.

Bieżące doradztwo i monitoring systemu compliance polega m.in. na:

  1. Śledzeniu zmian w otoczeniu prawnym i bieżącym przenoszeniu wymagań prawnych na działalność przedsiębiorstwa.
  2. Cyklicznych audytach.
  3. Wyjaśnianiu bieżących wątpliwości prawnych, organizacyjnych itp.

Dodaj komentarz

Zamknij menu